Overtagelse af en Magento 2-webshop: Hvad skal være på plads ved et bureauskifte?

Når en Magento 2-webshop skifter bureau, er det vigtigt, at det nye bureau får overblik over både den tekniske løsning og virksomhedens daglige arbejdsgange. Manglende kendskab til specialudvikling, integrationer eller kritiske funktioner kan føre til fejl i eksempelvis checkout, lagerstatus og ordrebehandling.

Hos Conversio begynder vi derfor med en gennemgang af den eksisterende webshop. Vi kortlægger de tekniske afhængigheder, afklarer ansvarsfordelingen og undersøger, hvad der skal være på plads, før vi overtager arbejdet med løsningen. Samtidig vurderer vi, hvordan webshoppen kan indgå i vores processer for test og livesætning.

Start med forretningen og de daglige arbejdsgange

Vi skal kende de funktioner, virksomheden er afhængig af i hverdagen. Det kan være særlige kundeaftaler, individuelle priser, fakturabetaling, produktkonfiguratorer eller en bestemt måde at håndtere ordrer på.

Derfor gennemgår vi både kundernes købsforløb og medarbejdernes arbejde med produkter, ordrer og returvarer. Her ser vi også på, hvad der sker, når noget fejler, eksempelvis hvis en ordre ikke bliver overført til økonomisystemet.

Kendte fejl og manuelle omveje hører med i overdragelsen. Hvis medarbejderne hver morgen retter lagerstatus eller genstarter en import, skal det nye bureau kende arbejdsgangen, også når den ikke er beskrevet i dokumentationen.

Kortlæg moduler og specialudvikling

En Magento 2-webshop kan indeholde standardfunktioner, købte moduler og specialudvikling fra tidligere bureauer. Vi gennemgår, hvilke dele der er i brug, og hvordan de påvirker hinanden.

Et modul kan eksempelvis ændre beregningen af fragt, mens et andet tilpasser checkout. Hvis begge påvirker samme del af købsprocessen, skal vi kende samspillet mellem dem, før vi opdaterer eller ændrer noget.

Gennemgangen skal blandt andet afklare:

• hvilke moduler der er installeret, og hvilke der faktisk bliver brugt
• hvilke funktioner der er specialudviklet
• hvem der ejer licenserne og har adgang til opdateringer
• om der er ændret direkte i Magentos standardkode eller i tredjepartsmoduler
• hvilke afhængigheder der er mellem moduler, tema og integrationer.

Et modul, der umiddelbart ser overflødigt ud, kan understøtte en proces, som kun bruges af en bestemt kundegruppe. Vi afklarer derfor brugen med virksomheden, før vi anbefaler at fjerne det.

Indstillinger og ansvar i administrationen

Mange af webshoppens funktioner afhænger også af indstillingerne i Magento. Vi gennemgår blandt andet opdelingen i websites, stores og store views samt opsætningen af kundegrupper, prisregler, moms, fragt og betalingsmetoder. Produktattributter og medarbejdernes adgangsrettigheder hører også med.

Her er det vigtigt at vide, hvor de enkelte indstillinger gælder. En ændring, der er tænkt til ét marked, skal ikke utilsigtet påvirke andre butikker eller sprogversioner.

Vi afklarer også, hvilke indstillinger medarbejderne selv kan ændre i administrationen, og hvilke der styres gennem konfigurationsfiler. Samtidig aftaler vi, hvilke ændringer der skal koordineres med bureauet, og hvem der har ansvaret for at få dem sat i drift.

Integrationer, datakilder og fejlhåndtering

Webshoppen kan være forbundet med ERP, PIM, lagerstyring, fragt- og betalingsudbydere, marketingplatforme og leverandørfeeds. For hver integration gennemgår vi, hvilke oplysninger der bliver overført, i hvilken retning og hvilket system der er den primære kilde til de enkelte data. Det er især vigtigt ved en integration mellem webshop og ERP, hvor oplysninger om priser, lager og ordrer ofte udveksles automatisk.

Eksempelvis kan lagerstatus komme fra ERP-systemet, mens produktbeskrivelser vedligeholdes i Magento og billeder hentes fra PIM-systemet. Den fordeling skal være kendt, så rettelser bliver foretaget i det rigtige system og ikke overskrives ved næste synkronisering.

Vi ser også på, hvordan fejl bliver opdaget og håndteret. Hvis en ordre ikke bliver overført, skal det være tydeligt, hvem der følger op, og hvor oplysningerne til fejlsøgningen findes. Vi undersøger desuden, om overførslen kan gentages uden at oprette ordren to gange.

Hvis overtagelsen indebærer ændringer i servermiljøet, gennemgår vi integrationernes tekniske adgang. Nye IP-adresser, ændrede filstier eller manglende adgangsoplysninger kan afbryde forbindelserne, selvom webshoppen stadig er tilgængelig.

Adgange, ejerskab og driftsansvar

Virksomheden skal have overblik over de konti og aftaler, webshoppen er afhængig af, og vide, hvem der administrerer dem. Det gælder blandt andet hosting, domæne, DNS, kodearkiv, modulleverandører og eksterne tjenester.

Er en licens eller en vigtig adgang knyttet til det tidligere bureaus konto, skal det afklares, hvordan den videreføres. Det har blandt andet betydning, når et modul skal opdateres, eller en forbindelse skal genetableres.

Vi gennemgår også ansvarsfordelingen for backup, overvågning, sikkerhedsopdateringer og håndtering af driftsfejl. Det skal være tydeligt, hvem der reagerer, hvis webshoppen bliver utilgængelig, eller en integration stopper.

Hvordan det tekniske ansvar kan fordeles, gennemgår vi nærmere i vores indlæg om Managed Magento.

Staging og deployment hos Conversio

Hos Conversio tester vi ændringer på staging, før de sættes i drift på production, hvor kunderne handler. Når ændringerne er testet og godkendt, bliver de lagt på den aktive webshop gennem en fast proces, der kaldes deployment.

Ved overtagelsen undersøger vi først, om den overdragne kode stemmer overens med den version, der kører på production. Hvis tidligere rettelser kun findes på liveserveren, skal de identificeres og indarbejdes i kodegrundlaget.

Herefter sørger vi for, at webshoppen kan sættes op og opdateres på en ensartet måde. Det gælder både kode, nødvendige afhængigheder og indstillingerne for de enkelte miljøer.

Staging skal ligne production nok til, at vi kan teste ændringer under realistiske forhold. Samtidig skal testmiljøet holdes adskilt fra den daglige drift. Testordrer må eksempelvis ikke blive sendt videre til lageret som rigtige ordrer, og testmails må ikke ende hos kunderne.

Derfor gennemgår vi også betalingsopsætning, integrationer, automatiske kørsler, adgangsbeskyttelse og håndtering af kundedata på staging.

Kode og driftsdata skal håndteres forskelligt

Ved deployment skal de godkendte ændringer føres videre til production. Her kommer der løbende nye ordrer, kunder og andre data til, som skal bevares. Hele stagingmiljøet kan derfor ikke blot kopieres oven i webshoppen i drift.

Vi afklarer, hvordan kode, konfiguration og eventuelle ændringer i databasen bliver ført videre til production. Det gælder også ændringer i CMS-indhold og produktattributter, som kan kræve en særskilt fremgangsmåde.

Test af købsforløb og ordrebehandling

Testen tager udgangspunkt i de købs- og arbejdsprocesser, virksomheden er afhængig af. Det omfatter eksempelvis produktvalg, søgning, kurv, checkout, betaling, fragt og overførsel af ordrer til andre systemer. Har webshoppen særlige B2B-funktioner, flere markeder eller individuelle kundepriser, skal de også indgå i testen.

En testordre bør følges gennem hele forløbet, så vi kan kontrollere, at den bliver oprettet korrekt og kommer videre til de relevante systemer.

Planen for selve overgangen skal desuden angive, hvem der gør hvad, hvornår det tidligere bureau stopper med at ændre i løsningen, og hvordan fejl bliver håndteret. Ved en eventuel serverflytning skal planen også tage højde for ordrer og andre data, der kommer ind under flytningen.

Tjekliste ved overtagelse af en Magento 2-webshop

Inden et nyt bureau overtager arbejdet med webshoppen, bør følgende forhold være gennemgået:

• Forretningskritiske funktioner: Er særlige købsforløb, kundepriser og interne arbejdsgange kortlagt?
• Moduler og specialudvikling: Er det dokumenteret, hvilke moduler og tilpasninger webshoppen bruger?
• Integrationer: Er datakilder, overførsler og håndtering af fejl afklaret?
• Adgange og ejerskab: Har virksomheden og det nye bureau adgang til de nødvendige systemer, konti og licenser?
• Driftsansvar: Er ansvaret for hosting, backup, overvågning og sikkerhedsopdateringer fordelt?
• Kode og miljøer: Er kodegrundlaget gennemgået, og kan løsningen testes og deployeres kontrolleret?
• Test og overgang: Er kritiske købsforløb testet, og er der en plan for selve overdragelsen?

Tjeklisten er et udgangspunkt. Hvilke forhold der kræver mest opmærksomhed, afhænger af webshoppens opsætning, integrationer og betydning for virksomhedens daglige drift.

Få overblik, før I planlægger større ændringer

Hos Conversio anbefaler vi at begynde med en afgrænset teknisk og funktionel gennemgang. Den skal munde ud i en prioriteret plan, hvor kritiske forhold håndteres først, og øvrige forbedringer planlægges efter deres betydning for forretningen.

Et bureauskifte behøver ikke at føre til en større ombygning. Omfanget af ændringerne bør afhænge af webshoppens tilstand og virksomhedens behov.

Kontakt os, så vi sammen kan gennemgå jeres nuværende løsning og afklare, hvad der skal være på plads ved overtagelsen.