Integration mellem webshop og ERP: Mindre manuelt arbejde og mere effektiv drift

En ordre kommer ind i webshoppen. En medarbejder opretter den i økonomisystemet, kontrollerer kundeoplysningerne og tilpasser fragtbeløbet. Senere skal lagerstatus opdateres, og kunden skal have besked om, at varen er afsendt.

Hvert trin kan virke overkommeligt. Når de samme oplysninger skal flyttes og kontrolleres på tværs af mange ordrer, bliver det hurtigt en fast del af den daglige drift.

En integration mellem webshop og ERP kan automatisere en del af arbejdet. Data kan overføres mellem systemerne, så medarbejderne bruger mindre tid på indtastning og kontrol.

Hvor meget tid der kan spares, afhænger af de arbejdsgange, integrationen understøtter. Derfor giver det mening at begynde med processerne frem for selve teknikken.

Find de opgaver, der gentager sig

ERP-systemet samler typisk centrale oplysninger om varer, kunder, ordrer og økonomi. Flere af de samme data skal bruges i webshoppen for at vise produkter, priser og lagerstatus og for at tage imod ordrer.

Uden en god sammenhæng mellem systemerne kan medarbejderne ende med at vedligeholde de samme oplysninger flere steder.

En prisændring bliver måske først oprettet i ERP og derefter i webshoppen. Nye kunder skal tastes igen, når den første ordre kommer ind. Lagerbeholdningen bliver rettet manuelt, når en forskel mellem systemerne opdages.

Følg derfor en ordre fra køb til afsendelse og fakturering. Hvor bliver oplysninger kopieret? Hvem kontrollerer dem? Og hvilke rettelser går igen?

Inddrag de medarbejdere, der arbejder med opgaverne til daglig. De ved ofte, hvor der bruges unødig tid på manuel indtastning og kontrol, og hvor en integration kan gøre arbejdet lettere.

Bruger I Shopify, kan I læse mere om ERP-integration til Shopify og mulighederne for at forbinde webshoppen med virksomhedens øvrige systemer.

Aftal, hvilket system der bestemmer

En integration kræver klare regler for, hvor oplysninger vedligeholdes, og hvilket system der er styrende.

ERP kan eksempelvis være kilden til varenumre, priser og lagerbeholdning, mens produkttekster og billeder vedligeholdes i webshoppen. Ordrer oprettes i webshoppen og sendes videre til ERP, mens oplysninger om afsendelse bevæger sig den anden vej.

Fordelingen afhænger af virksomhedens setup, men den bør være tydelig.

Hvis den samme pris kan ændres i begge systemer, skal det være klart, hvilken version der gælder. Ellers kan en korrekt rettelse blive overskrevet ved næste synkronisering.

Det gælder også andre data. Jo flere systemer der udveksler oplysninger, desto vigtigere er det at vide, hvilket system der er ansvarligt for de enkelte oplysninger.

Ordren skal være klar til behandling, når den lander i ERP

En integration kan godt overføre ordrer og stadig efterlade en stor manuel opgave.

Hvis varelinjerne kommer korrekt ind, men fragt, rabatter eller betalingsoplysninger efterfølgende skal rettes, er en væsentlig del af arbejdet stadig tilbage.

Forestil jer en webshop, hvor medarbejderne åbner hver overført ordre for at tilføje en kundereference og rette fragtmetoden. Ordren er kommet frem, men den er endnu ikke klar til behandling.

Derfor bør kravene til integrationen tage udgangspunkt i, hvilke oplysninger ERP-systemet skal bruge for at kunne arbejde videre med ordren.

Det kan blandt andet være:

• varer, antal, priser og rabatter
• kundeoplysninger, leveringsadresse og referencer
• fragt, betalingsform og betalingsstatus
• moms, valuta og korrekt kundetilknytning.

Behovet varierer fra virksomhed til virksomhed. For mange vil et godt mål være, at almindelige ordrer kan fortsætte gennem processen uden rutinemæssige rettelser.

Særlige ordrer kan stadig kræve manuel behandling. Her er det en fordel, hvis de bliver fanget som undtagelser, så medarbejderne ikke behøver kontrollere alle ordrer for at finde dem.

Lager og priser skal følge virksomhedens logik

Når lageroplysningerne i webshop og ERP ikke stemmer overens, kan konsekvensen blive ekstra arbejde efter købet.

En kunde bestiller eksempelvis en vare, som ikke længere er tilgængelig. Derefter skal en medarbejder undersøge sagen, kontakte kunden og måske ændre eller annullere ordren.

En integration kan holde lageroplysningerne ajour, men først skal det være afklaret, hvad webshoppen skal betragte som tilgængeligt lager.

Er det den fysiske beholdning? Skal reserverede varer trækkes fra? Må kunden købe varer, der allerede er på vej hjem? Og er lageret fælles med andre salgskanaler?

Opdateringsfrekvensen bør også passe til forretningen. Et lille lager med høj omsætningshastighed kan have andre behov end et stort sortiment med stabil beholdning.

Det samme gælder priser. Arbejder virksomheden med kundespecifikke aftaler eller forskellige pris- og kundegrupper, skal det sikres, at prisen i webshoppen stemmer overens med den pris, der bruges i ERP-systemets ordrebehandling.

Fejl skal være nemme at opdage

Integrationer vil fra tid til anden møde data eller situationer, de ikke kan behandle som forventet.

Et varenummer kan mangle, en adresse kan være ufuldstændig, eller et af systemerne kan være midlertidigt utilgængeligt.

Derfor bør fejlhåndtering være en del af løsningen fra starten.

Hvem får besked, hvis en ordre ikke bliver overført? Kan medarbejderen se årsagen? Og kan ordren sendes igen efter rettelsen uden at risikere, at den bliver oprettet to gange?

Hvis medarbejderne hver morgen skal sammenligne ordrelister i to systemer for at opdage fejl, er der stadig en betydelig kontrolopgave.

Når fejl bliver opdaget automatisk, slipper medarbejderne for at kontrollere alle ordrer og kan i stedet fokusere på dem, der kræver manuel behandling.

Regn på den tid, I kan frigive

Det bliver lettere at vurdere værdien af en integration, når den nuværende arbejdsgang bliver målt.

Tag en virksomhed med 600 webshopordrer om måneden, hvor medarbejderne bruger gennemsnitligt fire minutter pr. ordre på indtastning og rettelser.

Ved en samlet intern timeomkostning på 300 kr. svarer de 30 frigivne timer til en beregnet kapacitetsværdi på 9.000 kr. om måneden.

De 9.000 kr. er ikke nødvendigvis en direkte besparelse på lønbudgettet. Værdien kan ligge i, at virksomheden kan håndtere flere ordrer med samme bemanding, mindske overarbejde eller udsætte behovet for en ekstra medarbejder.

Sammenhold derfor den frigivne kapacitet med omkostningerne til etablering, abonnement, drift og løbende vedligeholdelse af integrationen.

Tag også højde for den manuelle behandling, der fortsat vil være nødvendig. Så bliver regnestykket mere brugbart end en simpel sammenligning mellem udviklingspris og sparede minutter.

Start med det flow, der fylder mest

Hele systemlandskabet behøver ikke blive integreret på én gang.

Begynd med den arbejdsgang, hvor gentagelser, tidsforbrug eller fejl fylder mest. For én virksomhed kan det være ordreoverførslen. For en anden er det lagerstatus eller prisopdateringer.

Beskriv den nuværende proces og mål, hvor tiden bliver brugt. Derefter kan den ønskede arbejdsgang beskrives og testes på både almindelige ordrer og relevante undtagelser.

Efter lanceringen er det værd at følge med i, hvor mange ordrer der stadig kræver manuel behandling, hvilke fejl der går igen, og hvor meget tid de tager. Det gør det lettere at vurdere, om integrationen skaber den forventede værdi, og hvilke arbejdsgange der bør optimeres næste gang.

Hos Conversio arbejder vi med e-commerce-integrationer mellem webshoppen og virksomhedens øvrige systemer, herunder ERP, PIM, WMS og andre forretningskritiske løsninger.

Bruger I stadig tid på at flytte oplysninger manuelt mellem webshop og ERP, kan vi hjælpe med at gennemgå arbejdsgangene og vurdere, hvor en integration kan gøre den daglige drift lettere.

Kontakt os for en snak om mulighederne.